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Word編

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ちょっとしたコツ一覧

Wordは意外とむずかしい？

今やワープロソフトはWordが一般的ですが、ひと昔前までは「ジャストシステムの一太郎」が定番でした。わたしも最初に使ったワープロソフトが「一太郎」でしたので、Wordに慣れるまでひと苦労しました。
パソコンへのソフトのインストールは「ロータス123（表計算ソフト）/一太郎」がセット、そして「Word/Excel」がセット、購入するときにどちらかを選んでいたような気がします。
「わたしは、絶対「一太郎/Excel」がいい!、日本語入力は「ATOK(一太郎についていた)」がいい！」とかなりわがままな仕様にしていました。

それでも、パソコンを買い替えていくうちに、いつのまにか「Word/Excel」の仕様に・・・

そんなわけで
使い始めたWordですが、なんとなく適当に使っていると、 「何もしてないのに、どうしてこんなことになるの？」という現象の続出でさんざんWordに遊ばれ、てこずってしまいました。

• 文字を大きくしたら行間が広がる。
• 入力した後に、文の先頭にスペースを入力すると1行目インデントが設定される。
• 入力をしながら文字を大きくしたり色を変えたりした後改行すると、新しい行にも書式が設定される。

やり直したり、「まあ、少々いいか」とあきらめたり、そんなこんなで、文書作成にやたら時間がかかっていました。.

それでも、
Wordは丁寧に扱うと美しいレイアウトに仕上げるのも簡単だということに、気づいてからは、Wordがちょっとずつ好きになり、今やWordは教材作りやマニュアル作りにはかかせない存在となっています。

オートコレクト機能

文章校正機能にさんざん悩まされた過去ですが、便利に使うと面白いことができます。
・・・楽しい機能を紹介します・・・

半角で「:)」（コロン、閉じかっこ）の順で入力してください。入力後すぐにスマイルマークに変換されます。かっこの向きを逆にすると「:(」口がへの字のスマイルマークに変換されます。

これは「ファイル」「オプション」「文章校正」にある「オートコレクトのオプション」をクリックして表示される一覧に入っているからです。他にもいろんなタイプのスマイルを試してみてください。

※Excelの一覧にはないので、Excelでは自動変換されません。

スペースのサイズが違う？

入力したスペースの大きさが若干違うような気がするという質問をよく受けます。
これは、Wordの初期設定では読みやすさを優先しているからです。

大きさをそろえたい場合は
「ファイル」「オプション」「詳細設定」の中にある「読みやすさよりもレイアウトを優先して、文字の配置を最適化する」にチェックを入れるとスペースの大きさが揃います。

文頭のスペースと1行目インデント

行の先頭にスペースを入力して文字を打ち始めると、スペースはスペースとして扱われます。入力後に1文字分開けたいとスペースを入力すると、それは１行目インデントに変わります。

右図のように編集記号を表示して文字を入力していると違いがよくわかります。①図が文頭にスペースを入力しているもので、②図が1行目インデントが設定されている状態です。この現象も文章校正機能が働いているからです。

「ファイル」「オプション」「文章校正」にある「オートコレクトのオプション」をクリックしてで表示されるダイアログボックスの「入力オートフォーマット」 タブにある「Tab/Space/Back Spaceキーでインデントとタブの設定を変更する」が原因ですが、設定を変えたくない場合は、別の場所にスペースを入力して、そのスペースを"切りとって貼りつける"とスペースが入ります。

オートコレクトのダイアログボックスは知っておくと便利ですよ。
「記」と入力したら「以上」が自動入力される秘密もこの画面にあります！！

「記などに対応する"以上"を挿入する」にチェックがついていますよね・・・

新規文書作成で突然縦書きになったら・・・

Wordを新規作成した時、表示される文書がいつもと違う。
例えば、入力した文字が太字、横書きが縦書き等々、いつもと様子が違っていたら、テンプレートが上書きされておかしくなっている可能性大です。

その場合、元の設定に戻すより、テンプレートを削除する方が手っ取り早いので、わたしはその方法をとっています。
ただ、隠しファイルになっているので、隠しファイルを表示させてから見つけて削除してください。

操作方法

1. スタートボタンからコンピュータをクリック
2. ローカルディスク「C」をダブルクリック
3. メニューの「ツール」をクリック（メニューが表示されていない場合は「ALT」キーを押せば表示されます）
4. 「フォルダオプション」をクリックすると設定ダイアログボックスが表示されます。
5. 図を参考に「隠しファイル・・・」をクリックし、●をいれます。
6. これで標準テンプレートを見つけられます。
7. 「C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates」の中にある「Normal.dotm」を選んで削除してください。（Deleteキーを押せば削除できます）

次にWordを開いたときに新しい（初期値の）テンプレートが自動で生成されます。

範囲選択に失敗したら

Wordの範囲選択に苦戦している方をよく見かけます。

せまい机の上で、マウスパットもないという悪条件の中、格闘されている姿に、涙しそうになります。（大げさですね）失敗した時に、無理やり範囲選択の続きをしようとドラッグして、文字が移動になり、さらにあわてて「？？？」・・・

それでは、
1文字余分に選んだ、1文字選び損ねた場合（2文字でもよいですよ）、あせらずそのままマウスから手を放し、
「Shift」キーを押しながら「→」キーを1回押すと1文字、範囲選択が増えます。
「Shift」キーを押しながら「←」キーを1回押すと1文字、範囲選択が減ります。

2文字足りないときは、2回「Shift」+「→」という具合に。

もちろんマウスで選びなおしてもよいですよ。

表を1行目に挿入、表より上に文字を入力するには！

Wordで表を入れられるようになると楽しくなって、新規文書を開いては、「挿入」→「表」で色々な列数、行数の表を試されています。

が、
あとから表の上行に何か入力しようとしても、1行目に表を入れた場合、カーソルが表の上に持っていけません。
「さぁ、困った！」表の移動ハンドルをつかんで、表を下にずらしてみたら、出てきた1行目にカーソルが・・・でもでも、文字を入力していくと「あれっ、表の横にも文字が入力されていく？？？」

「ある！ある！」とうなずいている方も多いのではないでしょうか

対処方法は
表を1行目から挿入した場合、表の先頭セルにカーソルを移動させ「Enter」キーを押すと表の上にカーソルがでてきます。

なぜ、表の横に文字が入るようになったのか？
表の移動ハンドルをつかんでドラッグしたからです。それが原因で「表の文字列の折り返しをする」の設定に変わったのです。

対処方法は
「表ツール」の「レイアウト」タブの「プロパティ」→「表」の「表の文字列の折り返し」「なし」の設定にすれば戻ります。

セルの文字の位置が変！

「セルの文字の位置がおかしくなりました。変な位置で改行されます。」

おかしくなったセルのインデントの位置を確認してください。
1行目インデント、左インデント、右インデント位置が動いている場合に発生します。図を参照ください。

対処方法は
セルを選択して「書式のクリア」ボタンをクリックしてください。
選択されたセルに設定されている書式がクリアされるので、インデントの設定も解除されます。

タブを使いこなそう！

Wordで文字をきれいに揃える機能としてインデントとタブは欠かせないものですよね。
右図がタブ設定された文書です。

操作方法

1. 1行目から3行目まで入力（文字をあけて揃えたいところで「タブ」を入力します）
   「マウス＆キーボード操作」、「タブ」キー、「3月14日（火）」、「タブ」キー、「￥6,000」、「Enter」キー
   「ビジネス文書を作ろう！」、「タブ」キー、「 3月27日（月）」、「タブ」キー、「￥14,000」、「Enter」キー
   「はじめてのWord＆Excel」、「タブ」キー、「 3月22日（水）」、「タブ」キー、「￥14,000」 「Enter」キー
2. タブの設定を行います（日付14字の位置に左揃え、価格は30字の位置に右揃えにします）
   範囲選択(設定したい3行を選びます)
3. 「ホーム」タブ→「段落」グループ→段落ダイアログボックスを表示
4. 「インデントと行間隔」タブの下の方にある「タブ設定」をクリック
5. タブ位置に「14」と入力し、配置の「左揃え」をクリックし、「設定」ボタンをクリック
6. タブ位置に「30」と入力し、配置の「右揃え」をクリックし、「設定」ボタンをクリック
7. 「OK」ボタンをクリック

セル内でのタブの設定

さて、表の中でタブを設定したい場合はどうしましょう？

表内では、文字を揃えたいところで「タブ」キーを押せば、隣のセルにカーソルが移動してしまいます。

タブの設定は
「Ctrl」キーを押しながら、「タブ」キーで行うことができます。

後の手順は同じですが、気を付けなければならないのは、セル位置の文字数の数え方です。
図の例題では、時間は「9字」の位置に右揃えされています。（30字あたりではありません）
時間のセルは22字から32字の間、10文字分に入力されます。その10文字分の「9字」の位置に揃えるという意味で「30字」ではなく「9字」の設定にします。

段組みとセクション区切り

行を複数の段に分ける操作は比較的簡単ですが、段組み設定後にページ設定を行う場合は要注意です。

段組みを設定した前後に自動で、セクション区切りが挿入されるからです。セクション区切りが設定された文書のページ設定ダイアログボックスを見ていただくと通常設定対象が「文書全体」となっているところが「このセクション」となっています。このままページ設定を行うと、カーソルがあるセクションだけに、ページ設定が反映されてしまいます。

設定が「おかしいな！」と思ったら、元に戻すボタンで設定を戻して、再度ページ設定をやり直してください。そのさいには、「文書全体」に直してください。

検索結果一覧にあるクリップアートを消してしまった！？

クリップアートを検索して出できた、検索結果一覧にあるイラストを間違えて消してしまった場合、次に検索しても一覧には出てきません。

授業中にも時々起こります。
原因は、挿入後すぐに「DELETE」キーを押してしまうからです。挿入時には検索一覧のクリップアートが選択されているので、消されてしまいます。その時メッセージが出るので、「キャンセル」ボタンをクリックすれば、大丈夫なんですが、もし消してしまった場合の対処方法を紹介します。

これも以前紹介したテンプレートがおかしくなった時と同じようにクリップアートのカタログファイルを削除すれば、なおります。

C:\Users\ユーザ名\AppData\Roaming\Microsoft\Clip Organizerにある「mstore14.mgc」「Offic14.MGC」を削除でOKです。

Excel編

長い付き合いのExcel、彼（なんとなく男の子のイメージなので）の魅力が うまく伝わるとうれしいです。

EXCELの行列

EXCELのバージョンによって扱える行数や列数は違っていますが、確かめてみたい衝動に駆られて、スクロールバーを押し続けたそこのあなた！簡単に確認する方法ありますよ！！
実際、授業中にスクロールバーを押し続けている生徒さんを何名が見かけました。

1. まずは新規のbookを開き何も入力されていない状態で、セルA1を選択します。
   次に「Ctrl」キーを押しながら下向き矢印キー「↓」を押してください。
2. Excelは入力されているセルを探しにどんどん下がっていきます。
   何も入力されていないので
   一番下まで1048576行まで（Excel2010の場合）いっきに進みます。
3. 次に、A1048576が選択された状態で、「Ctrl」キーを押しながら右向き矢印キー「→」を押してください。入力されているセルを探しにどんどん右にいきます。
   そしてセルXFD1048576にたどりつきます。
4. セルA1から一番離れたところに行ってしまいました。
   どうやって戻る？
5. そうなんです。「Ctrl」キーを押しながら上向き矢印キー「↑」、さらに「Ctrl」キーを押しながら左向き矢印キー「←」
   Excelシート周遊の旅が終わりました。

「Ctrl」キー+「矢印キー」を使っての旅いかがでしたでしょうか？

ちなみに「XFD列とは何列目？」の数え方ですが、AからZまで26文字、次にAAからAZまで26文字BAからBZまで26文字・・・で、XFDは26×26×24（1列目Xは24番目）+26×6（2列目Fは6番目）+4（3列目Dは4番目）=16384ということです。
こんなことしなくても、「ファイル」タブの「オプション」「数式」にあるR1C1参照形式を利用するにチェックを入れると列が数字で表示されます。

SUMとその仲間たち

関数SUMは、合計、総額（する）という意味の関数です。
EXCELで一番よく使う関数ですね。
「簡単な関数SUM関数が使える方」という求人情報もよく見かけます。
ところがこの「SUM」くん（むずかしい関数も「くん」「ちゃん」「さん」ってつけると親しみやすくなるかなと思い私はついそう呼んでしまいます。）
なかなかやってくれるんです。

計算式って、答えを求めるセルを選んで作っていくのが基本ですが、「SUM」くんとその仲間たちの場合、先に数字を入力しておくと、結構なんでもありなんです。

セル【A6:D6】に合計を求める場合を例に

1. 答えを求めるセル【A6】を選択し、「オートSUM」（横の下向き▼から仲間たちも選べます）ボタンをクリックして計算式を作成後【B6:D6】にオートフィルを使ってコピーします。
2. 数字が入力されたセルと答えを求めるセル（A1:D6）を選択して「オートSUM」ボタンをクリックして計算式を作成します。
   この2つの方法はよく知られている方法です。
3. 他にも
   答えを求めるセル範囲（A6:D6）を選択して「オートSUM」ボタンをクリックして計算式を作成します。
4. 数字が入力されているセル範囲（A1:D5）を選択してオートSUM」ボタンをクリックして計算式を作成します。

今日の気分で使い分けてください。

オートフィル

連続データやコピーが簡単にできるオートフィル機能！最初に出会ったExcelのミラクルでした。

1. 面白いのは、図形やクリップアートを挿入して、挿入されたセルを引っ張ってもコピーができます。
2. 列幅や行幅を含めてのコピーも可能ですよ。 列番号Dの右下に見える黒い■（フィルハンドル）を右にドラッグすると列幅がコピーされます。もちろん連続データも出来上がります。
3. 行高をコピーしたいときは同様に行番号の右下にあるフィルハンドルをドラッグするとできますよ。

資格試験編

スキルアップを目指す方にとって資格試験はとても気になると思います。
求職者支援の職業訓練では、ほとんどの方が資格試験を取得されます。しかも、3か月という短い学習期間でMOSのWord、Excel、Power Pointの3つを取得されます。

訓練開始時には、本当に3カ月で試験に合格できるのか不安で、受験を躊躇されておられた方も、日々の努力とパソコンのおもしろさについ引き込まれて、気がつけば模擬試験で合格レベルまで達し、それならばと受験され見事合格証書を手にされています。

そんな生徒さんたちからは、むずかしいことにチャレンジすることを面白がって、楽しんで勉強されているのが本当に伝わってきます。

Word・Excelはスペシャリストとエキスパートの２つのレベルの試験があります。PowerPointとAccessはレベルは1つです。

MOS Word2000

一般レベルのWordの試験ですが、試験範囲はかなり広範囲です。
文書を作成するために必要な機能はもちろんのことそれ以外にもWord編で紹介している文書校正機能、差し込み文書、目次や脚注などの参考資料の入れ方、クイックパーツの使い方等々・・・

最初は範囲の広さに、驚くかもしれませんが、「こんなこともできるの？すごい！！やるねWord」と、まだ見たことも、使ったこともない機能に出会えることに期待して、好奇心いっぱいで取り組んでみてください。

MOS Excel2000

Wordの試験で苦しんだ分、Excelはちょっと楽ができるかもしれません。Wordと共通の範囲がたくさんあります。
ただし関数の多さに算数アレルギー者たちは、ちょっと気持ちが折れそうになるかもしれませんが、その時は、「試験は、関数ばかり出るわけではない！」強い気持ちで乗り切ってください。

ほとんどの方が、Word・Excelの順で受験されますので、Word受験の時ほどは緊張せずに、試験に集中できているようです。

日本情報処理検定協会

MOSは操作方法を問う機能中心の試験でしすが、文書デザイン検定試験は、実践向きの試験です。
決められた時間内に指示通りに、文書を１から作成する試験です。
級によって出題範囲が決められていて、1～4級まであります。

他にも、Excelの実践向け試験として、情報処理技能検定試験　表計算があります。仕事で即役に立つ関数やデータベース機能を（抽出や並べ替え）を使って決められた時間内に表を作成する試験です。
級によって出題範囲が決められていて、初段～4級まであります。

試験日は年4回、受験料はMOSに比べて安価です。

先生、何か変です！

What's New!

画面が横になった！

授業中の珍現象！
Wordの授業の初めころ、たまに発生します。
「カーソルを最終行に移動する時、【ctrl】+【end】キーを押してください」の操作の時に・・・

パソコンによって「end」と「→」キーが一緒になっているものがあります。
その場合、「end」キーは「fn」+「end」キーの組み合わせで使います。
つまり、先頭に戻るには「ctrl」+「fn」+「end(→)」キーの3つのキーを押すことになります。最初は、ゆっくりキーを確認しながら操作するので間違えないのですが、一人で練習中に、うっかりやってしまうらしいのです。

「ctrl」+「fn」+「end(→)」キーと押すところを

「ctrl」+「alt」+「end(→)」キーと（「fn」と「alt」は並んでいるので間違えやすい!）

で、その結果、「→」で横に・・・

「ctrl」+「alt」+「↑」キーで画面を上に戻しましょう！

「あ」が消えました！

「日本語入力モードオンの時は「あ」オフの時は「A」と表示されるはずなのに消えてしまった！」とのことです。

どうやら、IMEの入力モードが非表示になってしまったようです。
言語バーの右端にあるオプションボタンの下向き三角（▼）クリックして表示される 一覧の一番上にある「入力モード」のチェックが外れているからです。
クリックしてチェックを入れてると表示されます。

入力が変です！

ノートパソコンを使用しての授業中、「文字を入力しても数字が表示されます！」と・・・

「NumＬｋ」キーが設定されたようです。
「Fn」+「NumＬｋ」で設定されるキーボードではめったに起こらないのですが、「NumＬｋ」キーだけで設定が切り替わるノートパソコンの場合間違ってあたってしまう確率が高いみたいです。

設定されると、キーボードの側面や表面に書かれている数字が入力されます。キーボードに書かれている数字の色が「Fn」キーの文字色と同じなので、「Fn」キーと組み合わせて使うと有効になると考えればわかりやすいです。

解除の方法は、「Fn」+「NumＬｋ」（単独設定の場合は「NumＬｋ」）もう1回同じことをすれば解除できます。（スイッチを入れるのも切るのも同じ操作です）

デスクトップパソコンの場合は、逆の現象で質問を受けます。

「数字が入力できなくなりました！」と・・・

テンキーボードの「NumＬｋ」キーを押してしまったからです。緑のランプが消えるのでこちらはわかりやすいです。
これも「NumＬｋ」キーをもう1回押せばなおります。